Mistä IT-ulkoistuksen hinta muodostuu

Useimmat IT-kilpailutukset menevät pieleen jo tarjouspyyntövaiheessa. Pyydetään kuukausihintaa, saadaan neljä erilaista tarjousta, mutta yhdestäkään ei selviä, mitä palvelu todellisuudessa sisältää.

Hintojen ero ei yleensä johdu pelkästään toimittajasta, vaan siitä, mitä palveluun on luvattu sisällyttää ja mitä on rajattu sen ulkopuolelle.

Tässä oppaassa käymme läpi, mistä IT-ulkoistuksen kustannukset muodostuvat ja mitä kannattaa kysyä, jotta saat aidosti vertailukelpoisia tarjouksia.

Emme anna euromääriä, koska kustannukset riippuvat yrityksesi ympäristöstä. Sen sijaan annamme rakenteen, jonka avulla osaat vertailla tarjouksia riippumatta siitä, keneltä ne tulevat.

Neljä osaa, joista hinta muodostuu

1. Käyttäjät

Käyttäjätuki on usein IT-ulkoistuksen suurin yksittäinen kustannuserä. Hintaan vaikuttavat käyttäjien määrä sekä se, kuinka paljon tukea he tarvitsevat.

Tarjousta vertaillessa kannattaa kysyä:

• Sisältyvätkö puhelin- ja etätuki hintaan?
• Onko tukimäärälle jokin yläraja?
• Laskutetaanko ylimenevä työ erikseen?

2. Laitteet

Työasemien määrä, ikä ja kunto vaikuttavat ylläpidon työmäärään. Vanhat laitteet aiheuttavat yleensä enemmän tukitarpeita kuin uudet.

Kannattaa selvittää:

• Sisältyykö uusien työasemien käyttöönotto palveluun?
• Sisältyvätkö vakioasennukset ja ohjelmistojen määritykset?
• Laskutetaanko käyttöönottotyöt erikseen?

Ero voi olla merkittävä esimerkiksi silloin, kun useita työasemia uusitaan samalla kertaa.

3. Palvelimet ja ympäristö

Hintaan vaikuttaa merkittävästi myös ympäristön rakenne.

Esimerkiksi:

• Onko käytössä omia palvelimia?
• Onko kaikki pilvipalveluissa?
• Kuinka monta toimipistettä yrityksellä on?
• Tarvitaanko VPN- tai muita etäyhteyksiä?

Tällä osa-alueella erot tarjousten välillä ovat usein suurimmat.

4. Mitä palveluun on luvattu sisällyttää

Tämä on usein tärkein mutta vähiten kysytty osa.

Selvitä ainakin:

• Sisältyvätkö lähikäynnit hintaan?
• Sisältyvätkö varmistukset?
• Sisältyykö tietoturva ja missä laajuudessa?
• Kuka vastaa rikkoutuneiden laitteiden huollosta?
• Sisältyvätkö päivitykset ja valvonta?

Moni tarjous näyttää edulliselta juuri siksi, että osa näistä asioista on rajattu pois.

Miksi yksi kuukausihinta ei kerro juuri mitään?

Kiinteä kuukausihinta kuulostaa selkeältä, mutta samalla se piilottaa palvelun todellisen sisällön.

Kaksi tarjousta voi näyttää hyvin erilaisilta hinnaltaan, vaikka todellinen ero löytyy siitä, mitä palveluun sisältyy. Kun kustannukset eritellään osa-alueittain, erot alkavat yleensä selittyä.

Toisesta puuttuu jotain.

Tai toisessa on mukana palveluita, joita ette edes tarvitse.

Siksi kannattaa pyytää tarjous eriteltynä palvelukokonaisuuksittain yhden kokonaissumman sijaan.

Mitä tarjouspyynnössä kannattaa kertoa?

Nämä tiedot riittävät yleensä siihen, että saat vertailukelpoisia tarjouksia:

• Käyttäjien määrä
• Työasemien määrä
• Onko käytössä omia palvelimia
• Toimipisteiden määrä ja sijainti
• Tietoturvavaatimukset
• Toiminnan kannalta kriittiset ohjelmistot

Lisäksi kannattaa pyytää, että tarjous eritellään osa-alueittain eikä anneta vain yhtä kuukausisummaa.

Tämä yksittäinen vaatimus parantaa tarjousten vertailtavuutta enemmän kuin mikään muu.

Miten Fixcom toimii?

Aloitamme kartoittamalla nykyisen IT-ympäristönne. Käymme läpi käytössä olevat järjestelmät, laitteet, palvelut ja mahdolliset puutteet sekä dokumentoimme nykytilan.

Saatte tarjouksen eriteltynä palvelukokonaisuuksittain, jolloin näette tarkasti, mistä kustannukset muodostuvat.

Kartoitus on hyödyllinen riippumatta siitä, minkä toimittajan lopulta valitsette. Dokumentaatio jää käyttöönne myös silloin, jos päädytte jatkamaan jonkun muun kanssa.

Tarjouksen pyytäminen ei maksa mitään. Mahdollisesta laajemmasta teknisestä kartoituksesta veloitamme erikseen toteutuneen työn mukaan, koska kyseessä on paikan päällä tehtävä asiantuntijatyö.